Alpena Grup Şirketleri’nde Yönetim Danışmanlığı ile ilgili referans mektubu:
Şirketimizde, 07 Kasım 2007 – 31 Ekim 2008 tarihleri arsında 12 ay süren Yönetim Danışmanlığı Projesi’nde Argestar Danışmanlık Ltd.Şti. (ÇevikŞirket) uzmanlarından Dr.M.Naci ÇUHACI görev almıştır.
Bu 12 aylık süre zarfında Alpena Yapı Elemanları Ltd. Şti.’nde (www.alpena.com.tr) toplam 50 Aksiyon Planı gerçekleştirilmiş ve 53 gün/1 adam mesai harcanmıştır.
Projede, ARGEstar Danışmanlık’a özgü “Beceri Karması Yöntemi©” uygulanmıştır. “Beceri Karması Yöntemi©” satır başlıkları ise şöyledir:
- İş Analizi
- Masabaşı Çalışması
- Gözlem
- Süreç İzlemi
- Derinlemesine Görüşme
- Odak Grup Çalışması
- Anket Uygulaması
- Gözden Geçirme Toplantısı
- Öngörü Konferansı
Yukarıda belirtilen yöntemin uygulanması sonucu sistem analizi yapılarak GANTT’a işlerlik kazandırılmıştır.
Proje, eğitim ve danışmanlık boyutlarında gerçekleştirilmiş olup, bunlar sırasıyla aşağıda özetlenmiştir.
1.Eğitim
Bireysel gelişim, mesleki ve teknik eğitimler verilmiş ve bunların bir kısmı sertifikalandırılmıştır. Yönetim kademesine yönelik olarak “Yöneticilik-İletişim-Motivasyon” konularında derinlemesine görüşme yapılış olup, ihtiyaca göre bireysel eğitim verilmiştir.
Ayrıca, aşağıda yer alan konularda grup eğitimleri ve uygulamalar yapılmıştır.
- Müşteri İlişkileri
- Pazarlama ve Satış
- Tahsilat Eğitimi (Ortak Akıl Toplantısı ve Müzakere Teknikleri)
- Yıllık İş Hedefleri ve İş Planlarının Hazırlanması
- İletişim Teknikleri ve İnsan İlişkileri
- Yönetim ve Liderlik
- Birey ve İş Kalitesi
- Problem Çözme Teknikleri
- Hedeflerle Yönetim
- Astları Verimli Çalıştırma Teknikleri
- 5S
- Tahsilat problemi halinde yapılacak hukuksal uygulama, tahsilatta uyulması gereken idari ve hukuki kurallar
Eğitimler Video Gösterileri ile desteklenmiştir.
Ayrıca, odak grup çalışmaları kapsamında; Öngörü Konferansı (İş süreçlerimizi mükemmel hale getirerek şirketimizi, nasıl karlı ve verimli hale getirebiliriz? Bu kapsamda son 5 ayda neler yaptık ve bundan sonra neler yapmalıyız? sorularına cevap aranmıştır) yapılmıştır. Maliyet Azaltma Projesi gündeme getirilmiş ve çalışma yapılmıştır.
Yapılan bu eğitimler ve uygulamalar ile personelin yetkinliğinin arttırılması ve değişime olan direncin ortadan kaldırılması amaçlanmıştır. Süreç iyileştirme; etkililik ve verimlilik kavramları ile ölçme-dokümantasyon-iletişim üzerinde yoğunlaşılmıştır.
2. Danışmanlık
Grup Şirketleri, Genel Müdürlük ve bağlı bölümlerin organizasyon şeması hazırlanmıştır.
Bunlar sırasıyla aşağıda listelenmiştir.
ORG-01 : ALPENA Grup Şirketleri Organizasyon Şeması
ORG-02 : ALPENA Banyo Dünyası Ltd.Şti. Organizasyon Şeması
ORG-03 : ALPENA Balkon Camlama Ltd.Şti. Organizasyon Şeması
ORG-04 : Finansman Müdürlüğü Organizasyon Şeması
ORG-05 : Muhasebe Müdürlüğü Organizasyon Şeması
ORG-06 : Siteler Şube Müdürlüğü Organizasyon Şeması
ORG-07 : Pazarlama ve Satış Müdürlüğü Organizasyon Şeması
ORG-08 : Lojistik Müdürlüğü Organizasyon Şeması
ORG-09 : Yönetici Asistanlığı Organizasyon Şeması
Yukarıda gösterilen organizasyonlarda ki pozisyonların iş analizine dayalı olarak görev yeterlilik tanımları yapılmıştır. Başka bir deyişle, pozisyonların görev, sorumluluk ve yetki çerçevesi ile iş yeterlilikleri yazılı hale getirilmiştir.
Stratejik şirket yapılandırılması kapsamında ihtiyaca yönelik olarak bazı talimatlar hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur.
Uygulamaya Konulan Talimatlar:
ALPENA Grup Şirketleri’nde mal ve hizmet satış ve tahsilatı ile ilgili olarak çağdaş ve katılımcı bir yönetim kültürü oluşturmak üzere Sürekli Gelişim Yönetiminin yerleşmesi için gerekli esas ve usulleri düzenlemek amacıyla;
- TL001 Satış ve Tahsilat Talimatı hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur.
- ALPENA Grup Şirketleri’nde müşteri, ziyaretçi, tedarikçi, taşeron ve/veya personelin yiyecek-içecek ihtiyaçlarını karşılamak ve buna ilişkin gerekli esas ve usulleri düzenlemek amacıyla TL003 Mutfak ve Yemekhane Talimatı hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur.
- ALPENA Grup Şirketlerinde üretimi ya da satışı yapılan hammadde, yarı mamül ve mamül tüm malzemelerin depolama koşullarına uygun olarak saklanması, stok kontrollerinin yapılması, tertip, düzen ve temizlik ile ilgili gerekli esas ve usulleri düzenlemek amacıyla TL006 Depo Talimatı hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur.
- Ayrıca, İletişim Formu, Stok Formu ve Toplantı Tutanağı Formu gibi bazı dokümanlar geliştirilmiştir.
- ALPENA Grup Şirketleri’nin faaliyet gösterdiği her yerde ALPENA çalışanlarının uyması gereken kuralların ve prensiplerin anlaşılmasından ve uygulanmasından söz eden TL002 Kurumsal Kimlik Talimatı hazırlanmıştır.
- ALPENA Grup Şirketleri’nde iş ve hizmetlerin proses, prosedür ve talimatlar doğrultusunda yürütülmesini sağlamak amacıyla, kanunların, tüzüklerin ve yönetmeliklerin işçilere öngördüğü ödevleri yerine getirmeyenlere, uyulmasını zorunlu kıldığı hususları yapmayanlara, yasakladığı işleri yapanlara, durumun niteliğine ve ağırlık derecesine göre uygulanacak disiplin cezaları ile işçilere ödül verme, çalışanlar tarafından ortaya konan bir buluşun veya çözümsüz kalınan problemlerin çözümü gibi konuların değerlendirilip, sonuçlandırılmasıyla yetkili ödül ve disiplin kurullarının oluşturulmasını, kurul üyelerinin görev sürelerini, görüşme ve karar usullerinin tespit edilmesini esas almak amacıyla TL004 Ödül ve Disiplin Talimatı hazırlanmıştır.
- Diğer yandan; Öneri Sistemi (ALDÖS), Performans ve Prim Talimatı üzerine çalışmalara başlanmıştır. Stratejik Yönetim ve Stratejik Planlama yaklaşımı kapsamında “Hedeflerle ve Verilerle Yönetim Modeli” : Şirket bünyesinde, Hedeflerle ve Verilerle Yönetim Modeli uygulanabilmesi amacıyla salt satış/ciro hedeflerinden ziyade tüm süreçlerde verilere dayalı hedef belirleme çalışmalarına geçilmiş. Bu hedeflere ulaşacak yol haritası oluşturulması amacıyla İş Panları (Business Plans) şirketler çapında oluşturulmuştur.
- Pazarlama ve satış sürecinde görevli personel Rut Yönetimi kapsamında Rut Planları yapılmış ve bu plan dahilinde izleme ve değerlendirme çalışmaları yapılmıştır. Bu rutların bazılarına bizzat katılınmış ve bu arada talep eden personele de danışmanlık ve eğitim desteği verilmiştir.
Sonuç olarak, Sistem analizinde belirlenen aksaklıkların önemli bir bölümü ortadan kaldırılmıştır. Şöyle ki;
- Organizasyonel yapının yeterli hale getirilmesi için organizasyon şemaları oluşturulmuş ve ilişkiler ağı tanımlanmıştır.
- Organizasyon yer alan yönetim kadrolarının iletişim, yönetim ve liderlik becerilerinin yetersizliğine yönelik bir dizi eğitimler gerçekleştirilmiştir.
- Görev yeterlilik tanımları iş analizine dayalı olarak yapılmıştır.
- Şirket yönetiminde Stratejik Yönetim ve Stratejik Planlama anlayışının yerleşmesi için stratejik hedeflerin belirlenmesine yönelik Hedeflerle ve Verilerle Yönetim Modeli uygulama aracı olan ve Rut Planlarından öte bir kavram olan İş Planları’nın oluşturulması sağlanmıştır.
- Satış ve Tahsilat kontrol altına alınmış ve özellikle garantili satış yapılması yönünde özen gösterilmiştir.
- Maliyet azaltıcı önlemler kapsamında daha duyarlı davranılmış ve stok yönetim bilinci gelişmiştir.
- Şirket içi iletişim zayıflığı; haberleşmenin tek yönlü olması ve geri bildirim öğesinin işletilememesi gibi handikaplar azalmış ve gittikçe bu kapsam iyileşmeler olacaktır.
- Yöneticilerde plan-programlama alışkanlıkları gittikçe artmaktadır.
- “Takım Ruhu” bilinci gelişmiştir.
- Çalışma ortamının yetersizliği tümüyle giderilmiştir.
- Kalifiye personelin yetersizliği ortadan kalkmıştır.
- Depo Stok Yönetim Sistemi’nin oluşturulmasına ve 5S Sistemi’ne yönelik uygulamalar başarıyla devam etmektedir.
Saygılarımızla,
17 Şubat 2009
Bülent İNAL
Genel Müdür